D.Błaszkiewicz: Zawsze dochodzimy do kompromisu z FIVB
- Szczegóły
- Utworzono: wtorek, 27, marzec 2012 12:16
- Piotr Kaczmarek
Rozmowa z Danielem Błaszkiewiczem, dyrektorem operacyjnym Mazury Orlen Grand Slam 2011.
Jako dyrektor operacyjny turnieju odpowiadasz za komunikację was jako promotorów i organizatorów ze światową federacją siatkówki. Jak po tylu latach współpracy układa się ta relacja? Ciągle są tacy wymagający, jak na początku, czy teraz mają wobec was większe zaufanie?Daniel Błaszkiewicz: Rzeczywiście odpowiadam za całą korespondencję z FIVB, co oczywiście nie oznacza, że tylko ja się z nimi komunikuję i jestem w stanie odpowiedzieć na wszystkie e-maile. Czasami, szczególnie na początku sezonu , są to e-maile dotyczące umów, przepływów finansowych, a do odpowiedzi na tego typu maile potrzebuję zasięgnąć zawsze porady dyrektorów turnieju. Im bliżej turnieju, komunikacja zawęża się do spraw czysto operacyjnych- potwierdzania projektów materiałów marketingowych, ustalenia przylotów sędziów, przedstawienia media planu, a także koordynacji transportu morskiego i lotniczego wszystkich strojów dla zawodników, obsługi turnieju z Chin i Japonii. FIVB ma do nas dużo większe zaufanie, niż to było na początku organizacji turnieju, 6 czy 7 lat temu. Jednak zawsze profesjonalizm i działalność w ustalonym czasie musi cechować obie strony. Wtedy można mówić o sukcesie w tej komunikacji i relacje układają się znakomicie. Podstawową zasadą w naszej komunikacji z FIVB jest to, że zła informacja jest lepsza niż brak jakiekolwiek informacji i kontaktu.
Co jest zdecydowanie najważniejszą sprawą, którą musisz przygotować na World Tour? Czysto techniczne rzeczy jak namioty dla sędziów czy zawodników, Internet dla wszystkich, czy może produkcja materiałów reklamowych, które muszą być na tyle uniwersalne, żeby zachęcić do wizyty w Starych Jabłonkach i tych, którzy znają się na siatkówce plażowej, jak i tych którzy przyjadą do was po raz pierwszy, a także muszą być zgodne z wymaganiami światowej federacji?
- Najważniejszą sprawą jest wykonanie MASTER PLANU – czyli wszystkich aktywności zmierzających do przygotowania i przeprowadzenia turnieju według ustalonego harmonogramu, w ściśle wyznaczonym czasie. Światowa Federacja Siatkówki (FIVB) w gruncie rzeczy pracuje na sprawdzonych, ale ciągle modernizowanych schematach. Każda aktywność, np. projekty marketingowe, rezerwacja biletów dla sędziów, produkcja ulotek, ma swój określony termin, który został ustalony na bazie wcześniejszych doświadczeń. Muszę tego dopilnować, bo każde opóźnienie wykonania zadań wiąże się - i to jest najgorsze - z karami finansowymi, które zaczynają się od 500$, a kończą na kilku tysiącach lub wręcz na odwołaniu imprezy. To jest najważniejsza kwestia w przygotowaniu turnieju, a jej składniki to już cała praca operacyjna, która trwa kilka miesięcy. Odpowiadając także na pytanie dodam, że jedną z najcięższych spraw do rozwiązania jest kwestia ogólnego dostępu do Internetu. Jako mała mazurska wioska mamy ograniczone pole dostępu do stałego Internetu więc na okres turnieju wspomagamy się dostępem tymczasowym. Ten jednak także jest ograniczony, więc w godzinach porannych lub wieczornych, gdy zawodnicy mają więcej wolnego czasu bywa, że sieć przestaje w ogóle pracować z uwagi na zbyt duże przeciążenie. Zawodnicy są w ciągłym, wirtualnym, kontakcie ze znajomymi, z rodziną, często całe wakacje poza domem, więc włączenie kilkudziesięciu/kilkuset komunikatorów na raz i rozmowa wraz z transmisją video powoduje przeciążenie sieci. W obecnym roku ma się to zmienić z uwagi na inwestycję związaną z dostarczeniem Internetu tzw. światłowodem, ale czy i tego zawodnicy i ich małe laptopy nie zablokują dowiemy się dopiero w trakcie turnieju... Jeśli natomiast mówimy o materiałach marketingowych to wszystkie produkcje, które zawierają logo turnieju i sponsorów tytularnych muszą przed produkcją zostać zaakceptowane przez FIVB. Stąd też sam projekt ulotki może trwać bardzo długo pomimo tego, że „wyjściowa” koncepcja jest już podana. My jednak chcemy aby projekt był jak najbardziej przystosowany do realiów Polski i aby w jak najatrakcyjniejszy sposób zaprosił wszystkich chętnych na turniej. Stąd też dojście do kompromisu pomiędzy nami, a Federacją trwa kilka, a czasami kilkanaście dni – jednak zawsze z pozytywnym skutkiem.
Do Ciebie należy także organizacja przylotów i opieka nad sędziami głównymi zawodów. Jest z tym większy problem niż z przylotami zawodników? Można powiedzieć, że od Ciebie zależy, czy turniej rozpocznie się w porę, bo bez sędziów to raczej niemożliwe..
- Bez sędziów nie odbędzie się żaden profesjonalny turniej, również i nasz! Ale poważnie to od dwóch lat organizacja przylotów, i co ważniejsze koszty tych przelotów, leżą po stronie promotora, czyli nas. Wiemy, kiedy mają dolecieć do nas i kiedy odlecieć. Nie ma problemu z sędziami z Europy jednak jeśli mówimy o sędziach z Chile, Brazylii czy Stanów Zjednoczonych, bo tacy u nas również są, to jest już mały problem, bo cena tych biletów kształtuje się się od 3 do 8 tys. zł/os. Zorganizować należy zatem lot tak, aby dolecieć na czas, aby lot nie był zbyt ciężki dla sędziego (ilość przesiadek) i aby lot kosztował nas możliwie najmniej. Zawodnicy rezerwują sobie loty indywidualnie, więc pozostaje nam tylko kwestia transportu z warszawskiego lotniska. To wydaje się być proste pod warunkiem, że otrzymamy rzetelne informacje o ilości zawodników, a nie jak to było w poprzednim roku- swój przylot zgłosiło 4 japońskich zawodników, a na lotnisku okazało się że jest ich ośmiu i to jeszcze z rodzinami! Organizacja ich przyjazdu do Starych Jabłonek samochodami wymagała szybkiej reakcji, bo odległość od Warszawy do St. Jabłonek to 220 km, ale jak się Państwo domyślają przebrnęliśmy i przez takie „kłopoty”.
Zawodnicy i władze FIVB chwalą co roku ceremonię zakończenia turnieju. Wszystko musi być dograne na „tip-top”, bo jest ona transmitowana na żywo w telewizji. Stresujesz się jeszcze przed i w trakcie ceremonii czy to już dla Ciebie rutyna?
- Stres jest ogromny tym bardziej, że dochodzi wielkie zmęczenie, które kumuluje się nie tylko od tygodnia, gdy rozgrywane są mecze, ale także od dwóch miesięcy, gdy trwają przygotowania do turnieju. Każdy element ceremonii rozdania nagród jest i musi być dopracowany, w tym celu co roku, dzień przed rozdaniem nagród robimy oficjalną próbę. Znamy to na pamięć, ale aby nie popaść w rutynę ćwiczymy to rokrocznie... Ceremonię rozdania nagród musi cechować powaga sytuacji, dynamika i euforia publiczności, jest to przecież podziękowanie zawodnikom za ich grę i pożegnanie z turniejem. Stąd też wszystko musi się odbyć sprawnie i profesjonalnie, bo przecież cały świat na nas patrzy w swoich telewizorach. Poza pucharami, czekami i medalami są zawsze nagrody od tytularnego, międzynarodowego sponsora cyklu turnieju – firmy SWATCH. Są to oczywiście bardzo okazałe zegarki, a także nagroda, puchar, dla najlepszego zawodnika turnieju. Pamiętam sytuację, gdy już prawie cała ceremonia została zakończona, jedynie przedstawiciel firmy SWATCH ze Szwajcarii ma zamiar wręczyć właśnie tą ostatnią nagrodę, a jej w pobliżu po prostu nie ma. Tak dobrze ją schowałem w sejfie, w hangarze na plaży, że zapomniałem jej wyjąć. Miałem wtedy 20 sekund, aby przebiec przez cała plażę, otworzyć sejf, dobiec z powrotem i przekazać ją do wręczenia… Udało się, nogi trzęsły się jeszcze przez pół godziny, ale gdy biegłem po nagrodę myślałem: „Co będzie, gdy hangar będzie zamknięty, a osoba z kuczami będzie na trybunie oglądać ceremonię???” Dobrze, że było inaczej…